Η Αρχή του Παρέτο (Pareto) και ο κανόνας του 80 – 20 (επιστημονικά)

Ο νόμος των σημαντικών ολίγων και των ασήμαντων πολλών

Ίσως φαίνεται παράξενο αλλά, παρά τα όσα λέγονται για ισορροπία στη ζωή, μπορούμε να ωφεληθούμε σημαντικά εισάγοντας λίγη ανισορροπία στην καθημερινότητά μας. Αναφερόμαστε στον Κανόνα 80-20 της διαχείρισης του χρόνου, ο οποίος εδράζεται στην αποκαλούμενη Αρχή του Pareto.

Η αρχή αυτή βασίζεται στη θεωρία του Vilfredo Pareto, Ιταλού οικονομολόγου, κοινωνιολόγου και φιλόσοφου, ο οποίος το 1897 παρατήρησε ότι 80% του πλούτου στην Ιταλία (και σε κάθε χώρα που μελέτησε στη συνέχεια) κατεχόταν από 20% του πληθυσμού. Η θεωρία του Pareto για την προβλέψιμη ανισομερή κατανομή έχει έκτοτε συσχετιστεί με σχεδόν κάθε πτυχή της ζωής.

Μετά την αρχική παρατήρηση του Pareto, πολλοί άλλοι επεσήμαναν παρόμοια φαινόμενα στο δικό τους τομέα μελέτης. Το 1930 στις Ηνωμένες Πολιτείες, ο πρωτοπόρος της Διαχείρισης Ποιότητας Δρ. Joseph M. Juran ήταν ο πρώτος που διατύπωσε μια καθολική αρχή την οποία απεκάλεσε κανόνα «των σημαντικών ολίγων και των ασήμαντων πολλών» (Law of the vital few and the trivial many). Ωστόσο, η ονομασία Αρχή του Pareto επεκράτησε, ίσως επειδή ακουγόταν καλύτερα από Αρχή του Juran.

Τι σημαίνει

Η Αρχή του Pareto, στο ευρύτερο πλαίσιό της, υποστηρίζει ότι 80% των αποτελεσμάτων προκύπτουν από 20% των μέσων ή αιτίων. Με άλλα λόγια, ο Κανόνας 80-20 σημαίνει ότι, σε κάθε κατάσταση, λίγοι παράγοντες (20%) είναι ζωτικοί και πολλοί (80%) είναι επουσιώδεις.

Το βασικό μήνυμα που μας δίνει ο κανόνας αυτός είναι πως το 80% των αποτελεσμάτων από κάτι το οποίο κάνουμε, θα έρθει από το 20% των προσπαθειών μας. Αυτό πρακτικά σημαίνει πως αν έχεις μια λίστα με 10 πράγματα που θέλεις να κάνεις, 2 μόνον θα αξίζουν πραγματικά να ασχοληθείς μαζί τους και όχι με τα υπόλοιπα 8. Ενώ το ενδιαφέρον είναι πως για όλα θα σπαταλήσεις ισάξιο χρόνο!

Στην περίπτωση του Pareto, αυτό σήμαινε ότι 20% των ανθρώπων κατείχαν 80% του πλούτου. Αντίστοιχα, στην αρχική του εργασία, ο Juran επεσήμανε ότι 20% των δυσλειτουργιών προκαλούσε 80% των προβλημάτων. Οι υπεύθυνοι διαχείρισης έργων γνωρίζουν ότι 20% της εργασίας (το πρώτο 10% και το τελευταίο 10%) αναλώνουν 80% του χρόνου και των πόρων.

Ο Κανόνας 80-20 μπορεί να εφαρμοστεί σε οτιδήποτε, από την επιστήμη του μάνατζμεντ μέχρι το φυσικό κόσμο. Γνωρίζετε ότι 20% των αποθεμάτων σας καταλαμβάνει 80% του αποθηκευτικού σας χώρου και ότι 80% των αποθεμάτων σας προέρχεται από 20% των προμηθευτών σας. Επίσης, 80% των πωλήσεών σας θα έλθει από 20% των πωλητών σας. 20% του προσωπικού σας θα προξενήσει 80% των προβλημάτων σας αλλά και 20% του προσωπικού σας θα παράσχει 80% της παραγωγής σας.

Να μερικά ακόμη παραδείγματα:

• 20% των πελατών αποφέρουν 80% των συνολικών πωλήσεων.
• 80% των κερδών προέρχονται από 20% των πελατών (όχι απαραίτητα του ίδιου 20% από το οποίο προέρχεται το 80% των πωλήσεων).
• 80% των αποθεμάτων σας αποτελούνται από 20% των προϊόντων σας.
• 80% της μόλυνσης που οφείλεται στο κυκλοφοριακό προκαλείται από 20% των οχημάτων.
• 20% της διαφήμισης αποδίδει 80% των αποτελεσμάτων της διαφημιστικής σας εκστρατείας.
• 80% των παραπόνων των πελατών σας αφορούν σε 20% των προϊόντων ή των υπηρεσιών σας.

Ασφαλώς, η αναλογία 80 προς 20 ισχύει συνήθως κατά προσέγγιση. Ωστόσο, πάντα καθιστά εμφανή την εξαιρετικά ανισομερή κατανομή αιτίων και αποτελεσμάτων ή μέσων και παραγώγων. Τις πιο πολλές φορές, μάλιστα, η δυσαναλογία αυτή είναι ακόμη μεγαλύτερη: πχ Ειδικά στον τραπεζικό κλάδο, 10% των πελατών μπορεί να αντιπροσωπεύει 90% των κερδών της επιχείρησης.

Πώς μπορεί να σας βοηθήσει

Η αξία της Αρχής του Pareto για ένα μάνατζερ ή επιχειρηματία είναι ότι υπενθυμίζει πως πρέπει να εστιαζόμαστε στο σημαντικό 20%. Από τα πράγματα που κάνετε στη διάρκεια της ημέρας σας, μόνον 20% έχουν πραγματικά σημασία. Αυτό το 20% αποφέρει 80% των αποτελεσμάτων σας. Προσδιορίστε αυτά τα πράγματα και εστιαστείτε σε αυτά. Όταν τα προβλήματα της ημέρας αρχίζουν να απομυζούν το χρόνο σας, θυμίστε στον εαυτό σας το 20% στο οποίο πρέπει να επικεντρωθείτε. Αν κάτι στο πρόγραμμά σας πρέπει να μετατεθεί ή να ματαιωθεί, βεβαιωθείτε ότι δεν αποτελεί μέρος αυτού του 20%.

Μπορείτε να δοκιμάσετε τα προηγούμενα παραδείγματα και να δείτε κατά πόσο ισχύουν για εσάς. Θα εκπλαγείτε από τα αποτελέσματα! Αν πάρουμε για παράδειγμα τους πελάτες μιας επιχείρησης, όλοι θα συμφωνήσουμε πως κάποιοι είναι περισσότερο σημαντικοί από κάποιους άλλους ενώ ορισμένοι «κοστίζουν» πολύ περισσότερο από κάποιους άλλους. Ο κανόνας 80/20 μας λέει πως το 80% των κερδών μιας επιχείρησης προέρχεται από το 20% των πελατών της. Γνωρίζοντας αυτό το 20% των πελατών που σας φέρνουν τα περισσότερα κέρδη μπορεί να σας βοηθήσει σημαντικά. Μπορείτε να τους μελετήσετε και να τους «προσέξετε» περισσότερο από κάποιους άλλους, να ερευνήσετε τους λόγους που τους κάνουν περισσότερο επικερδής και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες αυτές και σε άλλους πελάτες ώστε να τους μετατρέψετε και αυτούς σε περισσότερο κερδοφόρους.

Αν και ο κανόνας αυτός δεν έχει μεγάλη επιστημονική βάση, μας δίνει πολύ χρήσιμα συμπεράσματα για τις αναλογίες μεταξύ πωλήσεων, πελατών και κερδών σε μια επιχείρηση. Αυτό που μπορείτε να κάνετε είναι να προσπαθήσετε να εφαρμόσετε τον κανόνα 80/20 στην επιχείρηση σας, και να δείτε ποιες νέες γνώσεις μπορείτε να αποκτήσετε. Ο κανόνας αυτός μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε σε ποια σημεία στην επιχείρησή σας θα πρέπει να δώσετε το μεγαλύτερο βάρος σας. Θα πρέπει να εντοπίσετε ποιο είναι αυτό το 20% των πελατών και των προϊόντων σας με το οποίο αξίζει να ασχοληθείτε και το οποίο μπορεί να σας προσφέρει υψηλές αποδόσεις.

“Η αξία της Αρχής του Pareto για ένα μάνατζερ ή επιχειρηματία είναι ότι υπενθυμίζει πως πρέπει να εστιαζόμαστε στο σημαντικό 20%.”

 Υπάρχει μια θεωρία του μάνατζμεντ που προτείνει την εφαρμογή της Αρχής του Pareto σε αυτό που αποκαλείται Superstar Management. Οι υποστηρικτές της θεωρίας υποστηρίζουν ότι, αφού 20% των ανθρώπων σας παράγουν 80% των αποτελεσμάτων σας, θα πρέπει να εστιάσετε τον περιορισμένο χρόνο σας στη διεύθυνση μόνον αυτού του 20%, των σούπερσταρ. Αυτό που παραβλέπει η θεωρία είναι ότι 80% του χρόνου σας πρέπει να δαπανάται σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό. Το να βοηθάς τους καλούς να γίνουν καλύτεροι είναι αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου από το να βοηθάς τους έξοχους να γίνουν καταπληκτικοί. Εφαρμόστε την Αρχή του Pareto σε ό,τι κάνετε, αλλά χρησιμοποιήστε την με σύνεση.

Η Αρχή του Pareto, ο Κανόνας 80-20, θα πρέπει να μας χρησιμεύει σαν καθημερινή υπενθύμιση για να αφιερώνουμε 80% του χρόνου και της ενέργειάς μας στο 20% των πραγμάτων στη ζωή και την εργασία μας που είναι πραγματικά σημαντικά. Με άλλα λόγια, μας θυμίζει να μη δουλεύουμε απλώς κοπιαστικά αλλά έξυπνα και αποτελεσματικά, κάνοντας τα σωστά πράγματα. Κάτι που, άλλωστε, αποτελεί βασική αρχή του Συστήματος Προγραμματισμού Time/system.

Ο έξυπνος (;) Αμερικάνος – Παράδειγμα

Ένας νεαρός επιχειρηματίας από τις ΗΠΑ, όμως, έθεσε σε εφαρμογή τη θεωρία που διδάσκεται στα πανεπιστήμια και ουδέποτε χρησιμοποιείται παρά μόνο για να λυθούν οι ασκήσεις σε ένα διαγώνισμα. Είναι ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης με συμπληρώματα διατροφής για αθλητές με έδρα το San Jose της California και εξυπηρετεί πελάτες σε όλο τον κόσμο. Το αποτέλεσμα, όπως αναφέρει ο ίδιος με άρθρο του στο περιοδικό Fortune Small Business, ήταν εντυπωσιακό.

Ο νεαρός επιχειρηματίας πήρε τοις μετρητοίς το θεώρημα του Pareto και σύντομα διαπίστωσε ότι από τους 120 πελάτες χονδρικής που εξυπηρετούσε σε όλο τον κόσμο, μόλις 5 πραγματοποιούσαν το 95% του τζίρου του. Η σοκαριστική αυτή διαπίστωση τον οδήγησε σε απλές και αποτελεσματικές κινήσεις που όπως δηλώνει έχουν αλλάξει τη ζωή του για πάντα. Μια ζωή που μέχρι τότε αναλωνόταν στο σύνολό της σε μια επιχείρηση, χωρίς καθόλου χρόνο για τους οικείους του, χωρίς καθόλου χρόνο για τον εαυτό του και με μεγάλο κίνδυνο για την υγεία του εξαιτίας του άγχους που του προκαλούσε η συνεχής επαφή του με την εργασία του, 15 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα χωρίς καθόλου άδεια.

Ο ίδιος σταμάτησε να επικοινωνεί με τους πελάτες και να τους πιέζει να παραγγείλουν προϊόντα. Διαπίστωσε ότι οι 5 μεγάλοι πελάτες συνέχισαν τις παραγγελίες κανονικά. Οι υπόλοιποι συνέχισαν επίσης να παραγγέλνουν χωρίς τη δική του πίεση, ενώ μερικοί που παράγγελναν σπάνια σταμάτησαν. Γλίτωσε χρόνο και χρήμα που δαπανούσε για τηλέφωνα και φαξ σε πελάτες σε όλη την υφήλιο. Περιόρισε επίσης την ενασχόλησή του με το αντικείμενο της εργασίας του. Ασχολείται μόνο με σημαντικά θέματα και δεν ενδιαφέρεται να δείχνει πολυάσχολος.

Ενδιαφέρεται να είναι παραγωγικός. Αποφεύγει τα meetings εκτός και αν πρόκειται να λάβει κάποια απόφαση. Ακόμη και τότε ο χρόνος που δαπανά δεν είναι περισσότερος από 30 λεπτά. Αποφάσισε να σταματήσει την εξυπηρέτηση πελατών και να χρησιμοποιήσει τη μέθοδο του outsourcing. Ξαφνικά διαπίστωσε ότι η συντριπτική πλειοψηφία των αιτημάτων (e-mails και τηλέφωνα) αφορούσαν πολύ απλά προβλήματα που όμως του “έτρωγαν” σημαντικό χρόνο από την ημέρα του. Έδωσε δικαίωμα στην εταιρεία διαχείρισης του customer service να λύνει μόνη της τα προβλήματα που “κοστίζουν” λιγότερο από $100. Αποτέλεσμα, γλίτωσε περισσότερες από 100 εργατοώρες το μήνα, και οι επιστροφές προϊόντων περιορίστηκαν σε λιγότερο από 3% έναντι 10-15% πριν.

Το ίδιο έκανε και με τα τηλεφωνήματά του ή το e-mail του. Ανέθεσε σε άλλους τη διαχείριση. Με $4-10 την ώρα υπάρχουν εταιρείες με έδρα την Ινδία ή την Ιρλανδία που αναλαμβάνουν τέτοιες εργασίες. Αποτέλεσμα των μεθόδων αυτών -όπως λέει ο ίδιος- είναι να περιορίσει την εργασία του σε τέσσερις ώρες την εβδομάδα έναντι 15 ωρών την ημέρα προηγουμένως. Σταμάτησε να θεωρεί την εργασία του σαν το βασικό κομμάτι της ζωής του. Ασχολείται μόνο με τα σημαντικά πράγματα, χωρίς να χάσει μέρος των εσόδων του. Αντίθετα, έχοντας καθαρό μυαλό και καλή διάθεση λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις και ενεργεί μόνο ως manager. Ούτε τηλεφωνητής, ούτε γραμματέας, ούτε αποθηκάριος. Έτσι ασχολείται με τα υπόλοιπα ενδιαφέροντά του, όπως οι πολεμικές τέχνες και το ταγκό. Επίσης περνά ατέλειωτες ώρες κάνοντας surfing στη Βραζιλία. “Επιτέλους” κλείνει το άρθρο του, ζει σαν δισεκατομμυριούχος, χωρίς να χρειάζεται να περιμένει τη σύνταξη. Εσείς;